海外進出をスマートに実現：シェアオフィスの活用、メリットとデメリットを紹介

海外市場への進出は、多くの企業にとって重要なマイルストーンです。その際、オフィス選びは大きな課題の一つになります。
コストを抑えつつ、スピーディーに事業展開を行うために、「シェアオフィス」が注目を集めています。

このコラムでは、シェアオフィスの特徴、契約種類、メリットとデメリットおよび選び方をご紹介します。

シェアオフィスとは？特徴は？

従来の貸しオフィスでは、一つの企業が一つのオフィススペースを長期間にわたって借りる形式ですが、

シェアオフィスは、複数の企業や個人が自身にあった契約タイプを選択し、オフィススペースを共有する形式です。

企業様の場合は、個室空間のあるプライベートオフィスという契約タイプを選択される場合が多いです。

シェアオフィスの共有スペースでは、基本的にラウンジ、会議室、プリンターやコピー機といった必須設備が完備されています。

プライベートオフィス（個室）では、デスク、椅子やキャビンネットが予め準備されていることが多く、契約後すぐに業務開始可能です。

さらに一部のシェアオフィスでは、コミュニティイベントなどが開催されることもありますので、ほかの入居者との交流が生まれます。

よって、ビジネスのコミュニティや情報交換の促進が期待できます。

なお、シェアオフィスは、レンタルオフィス、コワーキングスペースとも呼ばれます。

契約の種類

シェアオフィスは一般的に、以下5つの契約種類があります。

・プライベートオフィス（個室）
・専用デスク
・ホットデスク
・バーチャルオフィス
・ドロップイン

契約期間は柔軟に選択可能であり、ビジネスの成長や状況に合わせて必要な期間のみ利用することができます。

従来の貸しオフィスは2年以上の契約が基本ですが、シェアオフィスは1年のご契約が可能です。

※1年より短期の契約も相談できるケースがあります。

プライベートオフィス（個室）

プライベートオフィスは、企業やチームが「専用の個室」を利用する形式です。

これらの部屋は施錠が可能で、プライバシーや機密情報の保護に優れています。法人利用に最適な選択肢です。

専用デスク

専用デスクは、個室ではないものの、「固定のデスク」を使用する形式です。

このデスクは他の利用者と共有されず、契約者は常に同じ場所で作業できます。

書類や資料の管理が頻繁に必要な方におすすめです。

ホットデスク

ホットデスクは、固定のデスクではなく、「利用可能なデスクをその都度使う」形式です。

ホットデスクは柔軟性が高く、専用デスクに比べてコストが抑えめなので、固定のスペースを必要とされない方におすすめです。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを借りることなく、法人登記や郵便物受け取り用の「住所や電話番号の利用権を借りる」形式です。

特に海外法人を設立する際の初期段階で役立ち、プロフェッショナルなビジネスイメージを維持しながら運営コストを抑えることが可能です。

ドロップイン

ドロップインは、必要に応じてオフィススペースを一時的に利用する形式です。

会議、プレゼンテーション、クライアントとの打ち合わせなど、短期的なニーズに対応するのに最適です。

利用料金は、通常、時間単位や日単位で設定されます。

メリットは？海外進出の際に人気の理由

海外進出を検討する企業にとって、シェアオフィスの利用は多大なメリットをもたらします。

主要なメリット５つをご紹介します。

メリット1：コストの削減

シェアオフィスは一般的な貸し事務所と比較して、格段に初期費用を低く抑えることができます。

具体的には、月額賃料の1〜2ヶ月分程度で契約をスタートできますので、節約した資金を他の事業活動に充てることが可能になります。

メリット2：立地の良さ

シェアオフィスは都心部のハイグレードビルに位置することが多く、新規海外事業を理想的な立地で展開することが可能です。

さらに、顧客や取引先に対してプロフェッショナルな印象を与えることができます。

メリット3：すぐにビジネスがスタート可能

即日のご契約が可能なことに加え、

インターネット回線、会議室、デスクなどの設備が整っていますので、パソコンなど最低限の準備のみでスムーズに業務を開始できます。

特に海外で新たに事業を始める際に、時間とコストの大幅な節約に繋がります。

メリット4：充実したサポート

来訪者の受付や電話対応、郵便物の管理などのサポートサービスが提供されていることが多いです。

企業は人手が少ない状態でも業務に集中することが可能になります。

特にリソースが限られている小規模なチームやスタートアップ企業にうれしい点です。

メリット5：入居企業同士の交流

さまざまな業種の企業や個人が集まる場所なので、ビジネスの可能性を広げる貴重な交流のチャンスが潜んでいます。

同じ空間を共有することで自然と生まれるコミュニケーションは、新たなビジネスパートナーや顧客を見つけるきっかけになり得ます。

デメリットは？注意すべきポイント

シェアオフィスの利用には多数の利点がありますが、注意すべきデメリットや問題点も存在します。

これらについての理解と適切な対応策の準備は、トラブルを避け、シェアオフィスの利用を最大限に活用するために重要です。

デメリット1：個室空間以外でのプライバシー確保

専用デスクやホットデスクは、独立したプライベート空間が確保されていないため、完全なプライバシーの確保が難しい場合があります。

機密情報を取り扱う際は、個室空間であるプライベートオフィスタイプのご契約、もしくは電話ブースなど、区切られたスペースの利用を推奨します。

デメリット2：リソースの共有による制限

プリンターや会議室などの共有設備を利用する際には、他の利用者との利用時間が重なることがあります。

そのため、スムーズな業務進行のためには、事前に計画を立て、必要な設備の予約をおこなうことが重要です。

シェアオフィスの選び方

自社にとって適切なオフィスを選ぶことは、成功の第一歩です。

以下は、海外進出時にシェアオフィスを選ぶための重要なポイントをお伝えします。

立地の選定

海外市場でのビジネス展開において、オフィスの立地は非常に重要です。

アクセスの良い中心地にあるオフィスは、顧客やパートナーとの会議に便利であり、企業イメージを向上させることができます。

また、公共交通機関へのアクセスや周辺のインフラ（飲食店、銀行、商業施設など）も考慮に入れましょう。

設備とサービス

必要なオフィス設備が整っているか、また、追加料金なしで利用できるサービス（Wi-Fi、プリンター、会議室の使用など）があるかを確認してください。

有人受付、清掃サービス、セキュリティシステムなど、ビジネス運営をサポートする追加のサービスも重要な選択基準となります。

柔軟な契約オプション

海外市場でのビジネスは予測が難しく、迅速なスケールアップや縮小が必要になる場合があります。

そのため、柔軟な契約条件を提供するシェアオフィスを選ぶことが望ましいです。

短期契約や、必要に応じてスペースを調整できるオプションがあるかを確認しましょう。

コミュニティの構築

シェアオフィスは、異なるバックグラウンドを持つ企業や個人が集まる場所です。

コミュニティイベントやネットワーキングの機会が豊富にあるオフィスは、新しい市場での貴重なビジネスチャンスや情報交換の場となり得ます。

このような環境が自社のビジネス成長に貢献するかを検討しましょう。

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最後まで読んで頂きありがとうございました！

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そして2024年、初めての海外拠点展開としてシンガポールに進出いたしました。

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